Notion como mini-CRM de citas (con Make y formularios)

Las clínicas pequeñas suelen vivir entre hojas de cálculo, WhatsApp y llamadas. Eso funciona hasta que empiezan los no-shows, la doble reserva o la pérdida de historial del paciente. Un mini-CRM de citas en Notion puede ordenar la casa sin comprar un software complejo.

En esta guía te muestro cómo estructurar Notion, qué propiedades usar, cómo capturar datos desde formularios y cómo automatizar recordatorios con Make. El objetivo: que tú controles la agenda, no al revés.

Nota: respeta la privacidad y las normativas locales. Esto no es asesoría legal.

Resumen accionable

• Crea 3 bases de datos en Notion: Pacientes, Citas y Profesionales/Servicios.
• Define propiedades mínimas para trazabilidad (p. ej., estado, origen del lead, consentimiento).
• Publica un formulario (tipo Notion Form o herramienta externa) que alimente Citas y Pacientes.
• Conecta Make para disparar confirmaciones, recordatorios y reprogramaciones.
• Diseña vistas por día/semana, por profesional y tablero por estado.
• Añade validaciones: evitar choques, logs de envíos y reintentos en fallos.
• Mide no-shows y tiempo medio de reprogramación para mejorar el flujo.
• Duplica el template y adapta sólo nombres y filtros (evita tocar fórmulas al inicio).

Base

Antes de abrir Make, conviene que Notion esté sólido. Un mini-CRM simple se apoya en pocas tablas bien pensadas. Así reduces fricción de adopción en el equipo y evitas dependencias técnicas. Empezaremos con tres bases de datos relacionadas que cubren el ciclo completo: registro del paciente, programación y ejecución del servicio.

Estructura recomendada (bases de datos):

1. Pacientes: repositorio único de personas, contactos y consentimientos.
2. Citas: cada cita es un evento con fecha/hora, profesional y estado.
3. Profesionales / Servicios: catálogo para asignación y reporting.

Esquema estándar sugerido para citas (campos clave):

id_cita | fecha_hora_inicio (ISO) | zona_horaria | paciente_nombre | paciente_contacto | profesional | servicio | estado | origen_lead | consentimiento

Esta base sienta las reglas de juego: un registro único por paciente, relaciones claras y estados estandarizados. Con eso, las automatizaciones serán más confiables y medibles.

Propiedades

Las propiedades son donde Notion pasa de “nota bonita” a mini-CRM útil. La idea es capturar lo necesario para operar y medir, sin abrumar al equipo. A continuación, la configuración mínima (puedes ampliar según tu realidad).

Primero, crea Pacientes con: Nombre (Título), Teléfono, Email, Documento (opcional), Fecha de nacimiento, Consentimiento (checkbox/fecha), Origen (select), Notas. Relación a Citas para ver el historial.

Luego, Profesionales/Servicios con: Nombre profesional, Especialidad, Calendario (texto o URL genérica), Servicios (multi-select), Duración estándar (número en minutos), Capacidad (si aplicable), Estado (activo/inactivo).

Por último, Citas con:

• Título: fórmula que concatene paciente + fecha corta.
• fecha_hora_inicio (ISO): propiedad de fecha con hora.
• zona_horaria: select (p. ej., “America/Sao_Paulo”).
• Duración: número (min).
• Paciente (relación) y Profesional (relación).
• Servicio (select).
• Estado (select): solicitado, confirmado, recordado, atendido, no-show, cancelado, reprogramado.
• Origen_lead (select): web, WhatsApp, derivación, campaña.
• consentimiento (checkbox/fecha): guardado desde Pacientes o capturado en la solicitud.
• Canal preferido (select): WhatsApp, SMS, email.
• ID externos: para integraciones (p. ej., id_formulario, id_flujo).
• Logs: texto o relación a una tabla Logs de automatización (opcional) para auditoría.

Con esto, podrás filtrar, evitar choques por profesional y realizar reporting básico (no-show por origen, ocupación por profesional, etc.).

Flujos

Aquí conectamos formularios y Make para que la información fluya sin teclear a mano. La lógica es: el paciente completa un formulario, Notion crea/actualiza registros y Make envía confirmaciones y recordatorios confiables.

Empieza con un formulario (Notion’s native forms o externos como Tally, Typeform, etc.). Incluye los campos mínimos: Nombre, Teléfono/Email, Servicio, Profesional (opcional), fecha preferida y consentimiento. Configura el formulario para crear/actualizar Pacientes y crear un item en Citas con estado solicitado.

En Make (antes Integromat) diseña tres escenarios:
1) Confirmación automática: Trigger cuando se crea/actualiza una Cita con estado “solicitado”. Verifica que haya consentimiento y contacto. Acción: enviar mensaje por el canal preferido con resumen y botón de confirmar/reprogramar (link al formulario de cambios). Actualiza estado a confirmado si hay respuesta positiva.
2) Recordatorio y antichoque: 24–48 h antes, filtro por estado “confirmado” y profesional activo. Comprueba colisiones (misma hora/profesional) y notifica al front desk si detecta choque. Envía recordatorio con opciones rápidas (confirmar / reprogramar).
3) Post-cita y no-show: 1–2 h después del horario previsto. Si el estado sigue “confirmado”, cambia a no-show y envía mensaje de reprogramación. Si cambió a “atendido”, dispara encuesta de satisfacción.

Incluye prácticas técnicas para robustez:

• Triggers: nuevos items/actualizaciones en Notion; webhooks desde el formulario para respuesta inmediata.
• Acciones: crear/actualizar registros, enviar mensajes (WhatsApp/SMS/email), escribir en Logs.
• Filtros/paths: ramifica por estado y canal.
• Idempotencia: usa id_cita y marcas de tiempo para no duplicar envíos.
• Reintentos: si falla el canal (p. ej., WhatsApp), reintenta con backoff y alterna a SMS/email.
• Logs y alertas: registra cada envío y error; alerta al front desk si hay 2 fallos seguidos.

Diagrama ASCII del flujo principal

[Formulario de cita]
        |
        v  (webhook)
   [Make - Escenario A]
        | crea/actualiza
        v
     [Notion - Citas] --(estado=confirmado)--> [Make - Escenario B: recordatorio]
        |                                              |
        |                                              v
        |                                    [Mensaje recordatorio]
        |                                              |
        +--(post-cita)--> [Make - Escenario C] --(encuesta/no-show)-->

Este diseño mantiene a tu equipo informado y reduce no-shows con comunicación proactiva, todo sustentado por Notion como fuente de verdad.

Vistas

Un mini-CRM útil depende de vistas que respondan preguntas operativas. Evita diez vistas redundantes; crea pocas, claras y con filtros estrictos. Empezamos con un tablero por estado para priorizar trabajo del día, una vista calendario para planificación y vistas por profesional.

Recomendación de vistas en Citas:

• Hoy (tablero por Estado): filtro por fecha_hora_inicio “es hoy” y profesional activo. Te muestra en qué mover cada ficha (confirmar, recordar, atender).
• Calendario semanal: vista calendario por profesional; filtra por “confirmado/atendido” para ver ocupación real.
• Pendientes de confirmación (lista): estado = “solicitado” ordenado por creación (SLA del front desk).
• No-shows (tabla): estado = “no-show” del último mes para reactivación.
• Reporte por origen (tabla): agrupa por origen_lead para medir canales que traen citas que sí asisten.

En Pacientes, crea una vista Alta reciente (últimos 30 días) y una Consentimiento faltante (checkbox falso o fecha vacía). En Profesionales, una vista Capacidad con promedio de citas atendidas por semana.

Tras aplicar estas vistas, documenta en una página “Cómo usar” con 5 pasos simples. Eso acelera la adopción y baja errores.

Errores comunes

• Usar sólo una base de datos “todo en uno” y perder relaciones (historial por paciente se vuelve caótico).
• No definir Estados claros; sin eso, Make dispare mal los mensajes.
• Formularios con campos opcionales críticos (contacto o consentimiento).
• Automatizaciones sin idempotencia: envíos duplicados o citas creadas dos veces.
• Falta de logs/alertas: cuando algo falla, nadie se entera hasta que el paciente llega o no llega.
• Exceso de vistas que confunden al equipo y ralentizan Notion.

Si evitas estos errores, tu mini-CRM se mantendrá estable, medible y fácil de entrenar para nuevos integrantes.

Checklist / Plantilla (versión resumida del template)

Estructura (crear en Notion):

• DB Pacientes con Consentimiento y Relación a Citas.
• DB Citas con estados y duración; relaciones a Pacientes y Profesionales.
• DB Profesionales/Servicios con Duración estándar y Estado.
• Página “Cómo usar” con vistas y políticas de privacidad.

Formularios (captura):

• Campos mínimos: nombre, contacto, servicio, profesional (opcional), fecha deseada, consentimiento.
• Enlace de reprogramación en cada correo/mensaje.

Make (automatización):

• Escenario A: confirmar nuevas citas (webhook + actualización estado).
• Escenario B: recordatorio con anticolisión 24–48 h antes.
• Escenario C: post-cita (encuesta / marcar no-show).
• Idempotencia (id_cita), reintentos y Logs.

Vistas (operación):

• Hoy (tablero), Calendario semanal, Pendientes, No-shows, Reporte por origen.
• En Pacientes: Alta reciente y Consentimiento faltante.

FAQ

1) ¿Puedo usar Notion sin Make?
Sí, pero perderás automatización de confirmaciones y recordatorios. Al menos publica el formulario y usa la vista “Pendientes de confirmación”.

2) ¿Qué formulario recomiendas para empezar?
Cualquiera que cree registros en Notion de forma fiable. Si empiezas, usa un formulario nativo o uno sencillo y estable. Prioriza campos obligatorios y consentimiento.

3) ¿Cómo evito choques de agenda?
Con un escenario en Make que consulte citas confirmadas del mismo profesional en la franja horaria y bloquee/avise antes de confirmar.

4) ¿Qué métricas mirar primero?
No-show por origen, ocupación por profesional, tiempo medio de reprogramación y ratio de confirmación tras el primer mensaje.

5) ¿Qué pasa si cambia el horario del profesional?
Actualiza la base Profesionales y ejecuta un escenario de Make que reprograme o notifique a los pacientes afectados.