Looker Studio: tablero de citas, no-show y facturación básica

Introducción

Si gestionas una clínica, sabes que las citas agendadas no siempre se convierten en atenciones y facturas. Un tablero claro en Looker Studio te ayuda a ver, en un solo lugar, dónde se pierden ingresos y cómo mejorar la ocupación.
Aquí verás cómo construir un dashboard gerencial con datos de citas, no-show y facturación, paso a paso, desde las fuentes hasta la publicación.

Vamos a enfocarnos en lo esencial: qué datos traer, cómo definir métricas útiles y qué visualizaciones te dan respuestas rápidas. Al final, tendrás un template que podrás duplicar y adaptar a tu realidad en minutos.

Resumen accionable

• Conecta una fuente única y “limpia” para evitar duplicidades entre agenda y facturación.
• Define métricas base: tasa de no-show, ocupación, conversión a facturas e ingreso promedio por cita.
• Usa series temporales y tablas dinámicas para pasar de la visión mensual a la diaria en un clic.
• Crea filtros por profesional, servicio y origen del lead para decisiones operativas.
• Estandariza campos de fechas en ISO y zonas horarias para cálculos correctos.
• Publica el tablero con permisos de solo lectura y actualizaciones programadas.
• Agrega alertas simples (p. ej., no-show > umbral) con campos calculados y color semafórico.
• Documenta cada métrica dentro del reporte para alineación del equipo.

Nota: respeta la privacidad y las normativas locales. Esto no es asesoría legal.

Fuentes

Antes de crear gráficos, necesitas decidir de dónde vendrán los datos. Lo ideal es contar con una tabla de citas y otra de facturación, o una vista unificada que relacione ambas. Si usas un sistema clínico, exporta a CSV/Sheets o conéctalo por conector oficial/BigQuery. Estandariza nombres de columnas y formatos de fecha para evitar errores de unión. En Looker Studio, prioriza una “fuente maestra” que ya tenga las transformaciones mínimas hechas (p. ej., limpieza de nulos y normalización de estados).

Cuando no exista integración nativa, una hoja de cálculo en Google Sheets cumple bien como staging. Define pestañas separadas para “citas” y “facturación” y, si es posible, crea una tercera pestaña “modelo” que referencie y unifique. Mantén una clave de cita o de paciente + fecha/hora para poder casar eventos. Evita traer datos personales innecesarios al tablero gerencial; quédate con lo operativo y financiero.

Sugerencia de esquema estándar para citas (ejemplo):

id_cita	fecha_hora_inicio (ISO)	zona_horaria	paciente_nombre	paciente_contacto	profesional	servicio	estado	origen_lead	consentimiento
84531	2025-09-14T14:30:00	America/Argentina/Buenos_Aires	Juan Pérez	+54…	Dra. Gómez	Odontología	asistida	Ads	sí

Tras definir el esquema, conéctalo en Looker Studio (Google Sheets, BigQuery, CSV subido, etc.). Verifica tipos de datos: fechas como DateTime, estados como texto y montos como número/moneda. Si vas a unir citas y facturación, usa un Blend Data o, mejor, construye la unión previamente en tu DWH/Sheet “modelo”. Esto reduce cálculos pesados en el reporte y mejora el rendimiento.

Métricas

Las métricas guían decisiones. Define pocas, claras y accionables. Toda métrica debe tener una definición escrita en el propio tablero (p. ej., un texto descriptivo junto al gráfico). Evita métricas que dependan de interpretación ambigua (como “calidad del paciente”) sin reglas explícitas. Trabaja con periodos comparables (mes a mes, semana a semana) para detectar tendencias y no solo fotos puntuales.

Métricas recomendadas (fórmulas conceptuales):

• Citas agendadas: conteo de id_cita con estado en {agendada, asistida, no_show, cancelada}.
• No-show (%): no_show / citas_confirmadas. Considera “confirmadas” como citas con confirmación previa (flag o estado).
• Ocupación (%): minutos_atendidos / minutos_disponibles por profesional/servicio. Si no tienes agenda disponible, usa proxy: asistidas / agendadas.
• Conversión a factura (%): citas_asistidas_facturadas / citas_asistidas.
• Ingresos por cita (ARPC): ingreso_total / citas_asistidas.
• Tiempo medio de espera: media de inicio_atención - hora_llegada si el sistema lo registra.
• Cancelación tardía (%): canceladas_<24h / canceladas_total.

Incluye dimensiones clave: fecha, profesional, servicio, origen del lead, estado. Estas permiten segmentar resultados. Implementa reglas de negocio simples, como considerar “no_show” solo cuando el estado sea explícito o cuando no se registre asistencia pasado un umbral de horas. Después de cada lista de métricas, asegúrate de validar con datos reales para evitar sesgos en tus primeras decisiones.

Gráficos

La visualización debe responder preguntas concretas del gestor. Empieza con un panel superior de KPIs (Scorecards) para ver no-show, ocupación y conversión a factura en el periodo filtrado. Abajo, añade una serie temporal para detectar picos y valles. Completa con tablas detalladas por profesional y por servicio para la gestión diaria. Mantén la paleta simple (2–3 colores) y usa semáforos donde importe la alerta.

Un set de visualizaciones recomendado:

• Scorecards: no-show %, ocupación %, conversión a factura %, ARPC, ingresos totales.
• Serie temporal por fecha de cita: asistidas vs. no-show.
• Barras apiladas por servicio: distribución de estados (asistida, no_show, cancelada).
• Tabla por profesional: citas, no-show %, facturación, ARPC (con barras de datos para rápido scanning).
• Heatmap semanal: horas del día vs. días de la semana para detectar franjas de mayor no-show.
• Segmentación: filtros por periodo, profesional, servicio y origen del lead.

Tipo de gráfico	¿Cuándo usarlo?	Ventaja	Riesgo común
Scorecard	Seguimiento de KPI	Lectura instantánea	Oculta distribución
Serie temporal	Tendencias	Muestra estacionalidad	Escalas engañosas
Barras apiladas	Comparar estados	Contexto completo	Demasiadas categorías
Heatmap	Picos por franja	Patrón visual claro	Requiere granularidad
Tabla	Gestión diaria	Detalle accionable	“Infoxicación” sin filtros

Tras colocar los gráficos, añade descripciones cortas “qué estoy viendo” y umbrales guía (p. ej., no-show aceptable < 10%). Así conviertes el tablero en una herramienta de alineación con el equipo y no solo en una colección de visuales.

Publicación

Publicar bien es tan importante como construir. Define quién puede ver y quién puede editar. Para un tablero gerencial, habilita acceso de solo lectura por correo y evita el acceso público. Programa la actualización de datos según la frecuencia de tus fuentes (diaria suele ser suficiente). Documenta el último refresco visible en el encabezado del reporte. Si el rendimiento cae, considera extraer agregados por mes/semana en la fuente y limitar el rango por defecto.

También necesitas un flujo simple de trabajo para mantener el tablero con el tiempo. Versiona el template original y crea duplicados por clínica o unidad si gestionas varias sedes. Mantén un changelog mínimo con fecha, cambio y responsable. Y establece un criterio de archivado de periodos antiguos para acelerar la carga en la operación diaria.

Diagrama ASCII del flujo recomendado:

[Fuente clínica] -> [Hoja/DWH modelo] -> [Looker Studio]
        |                  |                    |
    Limpieza          Uniones/ETL          KPIs/Gráficos
        |                  |                    |
   Permisos PII       Agregados por mes    Publicación (RO)

Checklist (versión resumida del template)

• Fuente maestra validada (tipos y nulos).
• Reglas de negocio documentadas (no-show, cancelación tardía).
• KPIs creados y verificados con muestras.
• Filtros por profesional, servicio y origen del lead.
• Serie temporal y tabla por profesional.
• Heatmap por franja horaria.
• Semáforos de alerta y notas de definición.
• Permisos de solo lectura y refresco programado.

Errores comunes

• Medir no-show con base en “ausencia de factura”, confundiendo con atención pro-bono o retrasos de registro.
• Unir citas y facturación con claves inconsistentes, generando duplicados.
• No normalizar zonas horarias y comparar datos de distintas sedes sin ajuste.
• Exceso de gráficos sin narrativa; el gestor no sabe qué accionar.
• Filtros mal configurados que cambian el denominador de las tasas sin avisar.

Un tablero útil es el que responde rápido a “¿qué pasa y qué hago?”. Mantén foco en 3–5 KPIs, revisa semanalmente con el equipo y evoluciona el modelo de datos conforme surjan nuevas preguntas. La disciplina de publicación y documentación es lo que hace que el dashboard perdure.

FAQ

1) ¿Puedo usar solo Google Sheets como fuente?
Sí. Para clínicas pequeñas, Sheets es suficiente si cuidas tipos de datos y límites de filas. A medida que crezcas, migra el modelo a BigQuery u otro DWH.

2) ¿Cómo tratar citas reprogramadas?
Mantén la misma id_cita y registra un campo reprogramada=Sí con la nueva fecha. Así no inflas agendados ni castigas no-show indebidamente.

3) ¿Qué hacer si no tengo “minutos disponibles”?
Usa un proxy de ocupación: asistidas / agendadas. Documenta la limitación en el tablero para evitar comparaciones injustas entre profesionales.

4) ¿Cómo evitar exponer datos sensibles?
Anonimiza nombre/contacto o no los traigas. Usa identificadores internos y limita permisos a perfiles gerenciales.

5) ¿Cada cuánto refrescar los datos?
Diario suele bastar. Si tu operación es de alto volumen, considera refrescos cada hora en la franja de atención.