Resumen diario de citas y alertas para el equipo

Introducción

Resumen diario: tú y tu equipo necesitan empezar el día con claridad—cuántas citas hay, quién no confirmó, dónde hay huecos y qué pacientes requieren seguimiento. Hacerlo a mano consume tiempo y se vuelve inconsistente, especialmente si dependes de hojas sueltas o mensajes dispersos. El resultado: re-trabajo, pacientes en sala de espera sin aviso y oportunidades perdidas.

Un resumen diario automatizado por WhatsApp o email resuelve esto con información accionable, entregada a primera hora. En este how-to verás cómo definir la fuente de datos, el formato del reporte y su envío, además de acciones recomendadas para convertir el resumen en resultados (menos ausencias y mejor ocupación).

Nota: respeta la privacidad y las normativas locales. Esto no es asesoría legal.

Resumen accionable

• Define una tabla estándar de citas con campos mínimos y un estado consistente.
• Diseña un formato condensado: KPIs arriba, detalle debajo, alertas resaltadas.
• Programa el gatillo diario (p. ej., 07:30) y el canal de entrega (grupo de WhatsApp y/o email).
• Añade filtros por sede/especialidad y rutas (paths) por prioridad.
• Implementa idempotencia para no enviar duplicado y reintentos ante fallos de API.
• Registra logs y alertas para auditar y corregir rápido.
• Conecta acciones inmediatas: confirmación a pacientes, relleno de huecos y escalamiento de incidencias.

Fuente datos

La calidad del resumen depende de la consistencia de tus datos. Establece una única fuente fiable (tu agenda clínica o un data mart diario) con un esquema estándar. Evita mezclar hojas manuales con el calendario operativo sin reconciliar; eso provoca desalineación. Si trabajas con múltiples sedes, añade atributo de sede/especialidad para segmentar. Mantén los estados de cita normalizados y documentados para que el reporte sea legible para todo el equipo.

Usa esta tabla base para citas del día (ejemplo):

id_cita | fecha_hora_inicio (ISO) | zona_horaria | paciente_nombre | paciente_contacto | profesional | servicio | estado | origen_lead | consentimiento

Recomendaciones clave:

• Estados sugeridos: programada, confirmada, cancelada, no_asistio, reprogramada.
• Consentimiento: booleano/fecha para controlar comunicaciones.
• Integridad: cada registro debe tener id_cita único; evita updates destructivos.

Componentes técnicos:

• Gatillo/trigger de extracción: consulta “citas de hoy” + “mañana” (para prever).
• Filtros: consentimiento = true para cualquier comunicación proactiva.
• Webhooks opcionales: cuando cambie estado, dispara actualización incremental.
• Idempotencia: compón una clave de lote (fecha + sede) para no procesar dos veces el mismo set.
• Reintentos: si la base no responde, reintenta con backoff.
• Logs: registra volumen extraído, nulos y estados no reconocidos.

Diagrama ASCII (flujo de datos):

[Agenda/DB] --(consulta diaria)--> [Extractor]
     |                               |
[Webhooks cambios] ------------> [Actualizador cache]
                                   |
                                [Dataset Día] --> [Generador Resumen]

Tras definir y probar la extracción con 2–3 días de histórico, valida que los conteos coincidan con tu agenda real. Esto evita sorpresas el primer día en producción.

Formato

El formato debe permitir lectura en 30–60 segundos y soporte para acción inmediata. Empieza con KPIs, luego el detalle por profesional o servicio, y cierra con alertas. Mantén un lenguaje breve y consistente; evita tecnicismos innecesarios en el cuerpo del mensaje.

Estructura recomendada del mensaje (WhatsApp/email):

• Encabezado: fecha, sede y hora de generación.
• KPIs del día: citas totales, confirmadas, pendientes de confirmación, huecos, cancelaciones, “no asistió” del día anterior.
• Detalle por profesional (resumen de slots y ausencias probables).
• Alertas: pacientes VIP, servicios críticos, overlapping, documentación faltante.
• Acciones sugeridas: confirmar pendientes, contactar reprogramaciones, campañas de relleno.

Ejemplo de bloque KPI (texto):

Resumen de hoy (Jue 23/10, Sede Centro)
Citas: 64 | Confirmadas: 49 | Pendientes: 9 | Huecos: 6 | Canceladas: 4 | No asistió ayer: 7

Ejemplo de detalle por profesional (texto/email):

Dermatología / Dra. Pérez
- 09:00–12:00: 7 citas (5 confirmadas, 2 pendientes) | 1 hueco 11:30
- 14:00–17:00: 6 citas (todas confirmadas)

Odontología / Dr. Silva
- 08:00–12:00: 8 citas (6 confirmadas) | 2 huecos
- 13:00–16:00: 5 citas (3 confirmadas) | Alertas: paciente VIP 13:30

Buenas prácticas de diseño:

• Prioriza legibilidad: títulos cortos, separadores, negritas en alertas.
• Normaliza abreviaturas (p. ej., “NA” = no asistió).
• Evita información sensible en WhatsApp si el consentimiento es limitado; en ese caso, envía solo indicadores.

Después de definir el formato, prueba con usuarios reales (coordinación y recepción) y ajusta vocabulario y orden hasta que todos lo entiendan a la primera.

Envío

El envío debe ser puntual, confiable y respetuoso con privacidad. Define las ventanas horarias por sede (p. ej., 07:30 para mañana, 16:30 para repaso de mañana siguiente). Elige el canal según urgencia: WhatsApp para inmediatez, email para archivo y más detalle. En entornos mixtos, usa ambos y mantén coherencia de contenido.

Aspectos técnicos clave:

• Gatillo: cron diario (HH:MM por zona_horaria).
• Acciones:
  • Enviar WhatsApp al grupo operativo/supervisores (texto breve + alerta).
  • Enviar email con el informe completo (HTML simple).
• Filtros/paths: si huecos > X o pendientes > Y, añade etiqueta ALTA PRIORIDAD y notifica a coordinación.
• Idempotencia: marca el lote (fecha + sede + “AM/PM”) y valida en el log antes de reenviar.
• Reintentos: 3 intentos con backoff si la API de mensajería falla.
• Logs y alertas: status OK/ERROR, conteos, latencia; si ERROR, alerta a operaciones (email técnico).

Diagrama ASCII (envío):

[Generador Resumen] --(WhatsApp API)--> [Grupo Operativo]
         |
         +--(SMTP/Email API)---------> [Bandeja Equipo y Dirección]
         |
         +--(Log & Alerting)---------> [Monitoreo]

Antes de ponerlo en producción, simula fallos (API caída, timeout de DB) para comprobar reintentos y mensajes de error. Así evitas silencios cuando más se necesita el reporte.

Acciones

El resumen sirve para decidir y actuar. Define un micro-playbook operativo para que cada persona sepa qué hacer al recibirlo. Conecta estas acciones a tu CRM/agenda para medir resultados.

Acciones recomendadas:

1. Confirmación de pendientes (08:00–09:00): dispara mensajes a pacientes con estado = programada y consentimiento = true.
2. Relleno de huecos: si huecos ≥ 2 en un bloque, activa lista de espera y campañas de “same-day”.
3. Escalamiento de incidencias: conflictos de agenda, profesionales ausentes, pacientes VIP; define canal y responsable.
4. Seguimiento de “no asistió”: contacta a los de ayer para reprogramar y entender causa.
5. Cierre del día (17:00): compara KPIs planeados vs. reales; registra aprendizajes.

Métricas mínimas para evaluar impacto: tasa de confirmación, ocupación por bloque, no asistencia, tiempo de respuesta del equipo, número de huecos rellenados. Documenta decisiones en un log operativo para retroalimentar el formato.

Errores comunes

• Enviar datos sensibles por WhatsApp sin verificar consentimiento.
• KPIs cambiando de nombre cada semana (rompe comprensión).
• No tener idempotencia, generando resúmenes duplicados.
• Falta de reintentos y alertas, dejando al equipo a ciegas si falla el envío.
• Mezclar horarios de sedes con zonas horarias distintas.
• Saltarse la validación de estados (terminan los “no asistió” mal contados).

Un cierre disciplinado cada día te permite pulir el sistema y reducir gradualmente las ausencias, aumentando la ocupación sin más presupuesto en adquisición.

Template de e-mail (versión resumida)

Asunto: Resumen diario – {Fecha} – {Sede}

Cuerpo (HTML/texto):

Hola equipo,

Resumen de hoy ({Fecha}, {Hora_generación}, {Sede})

KPIs
- Citas: {total} | Confirmadas: {confirmadas} | Pendientes: {pendientes}
- Huecos: {huecos} | Canceladas: {canceladas} | NA ayer: {no_asistio_ayer}

Detalle por profesional
{lista_profesionales}

Alertas
{lista_alertas_resumidas}

Acciones sugeridas
1) Confirmar pendientes prioritarios
2) Rellenar huecos con lista de espera
3) Escalar incidencias críticas

— Sistema automático

Nota: respeta la privacidad y las normativas locales. Esto no es asesoría legal.

FAQ

1) ¿Puedo incluir datos clínicos en el resumen?
Evítalo. Limítate a datos operativos (citas, estados, horarios) y respeta el consentimiento del paciente.

2) ¿Cómo manejo varias sedes y zonas horarias?
Agrega sede y zona_horaria en cada cita y programa envíos por bloque horario; no mezcles en un mismo resumen.

3) ¿Qué hago si el envío falla?
Activa reintentos con backoff, registra el error y notifica a un responsable mediante alerta secundaria (email/SMS).

4) ¿Cómo prevenir duplicados?
Usa una clave de lote (fecha + sede + ventana) y comprueba en logs antes de enviar; si existe, no reenvíes.

5) ¿Es posible añadir un adelanto de mañana?
Sí. Incluye un segundo bloque con “citas de mañana” para planificar confirmaciones y relleno temprano.